아파트 감사(아파트 회계감사) : 관리비 절감을 위한 올바른 내부회계감사 방법

Ⅰ. 들어가는 말

 살기좋은 아파트를 만드는 방법은 여러 방법이 있을 것이다. 물론 목적은 정립이 되겠지만 과연 어떤 절차를 거쳐야 하는가 하는 점이다. 여기에서는 일단 관리비 절감에 초점을 맞추면서 과연 어떻게 하면 내부회계감사를 잘 할 수 있는가를 살펴보기로 한다.

 감사라는 것이 사실 어떤 단체에도 있지만 제대로 역할을 수행하지 못하고 결산이 끝나면 의견서나 내는 역할을 하고 있는 인식이 있으나 아파트 관리비 문제에 있어서 내부감사의 역할은 이 정도로 그쳐서는 안된다. 물론 현실적으로 누가 봉사적인 정신으로 그만한 시간을 내며 한편으로는 제대로 감사를 할 능력이 있는 것인지, 그 투자에 대한 보상은 제대로 되는 것인지 이제 근본적인 검토가 필요하다고 본다.

 외부감사인의 입장에서 내부감사의 중요성은 더 이상 언급할 필요도 없을 정도로 중요하게 생각한다. 왜냐하면 내부통제시스템의 중요한 역할을 수행하고 있기 때문이다. 특히 아파트 외부회계감사의 현실이 낮은 보수와 형식적인 감사, 그리고 통계적인 방법에 의해서 일부만 감사를 한다는 사실을 보면 더욱 그러하다. 자신이 일한 것을 전문가에 의해 감사를 받는다는 것으로 해서 미리 주의를 기울이도록 한다면 이미 감사목적의 80%는 달성하기는 하지만.

 이제 아파트에 관한 관심이 높아지고 있다. 사실 제대로 되려면 입주자 대표회의의 봉사성도 필요하지만 어느 정도 보수를 현실화할 필요도 있지 않나 생각한다. 이제 살기좋은 아파트마을 만들기에서 근본적인 문제점이 될 수도 있는 관리비 절감을 위한 내부감사절차에 대해서 검토해 보기로 한다. 다만 다음의 내용에서 모범적인 아파트에서는 이미 시행하고 있는 것이 있을지도 모르나 평균적인 관점에서 접근하였음을 양해해 주셨으면 한다.

Ⅱ. 내부감사 어떻게 할 것인가.

 1. 내부감사의 독립성 확보

감사는 감사를 받는 피감사자로부터 독립이 되어야 한다. 이러한 관점에서는 동대표 중에서 내부감사(이하 ‘감사’라고 함)를 선임하고 동대표회의에 참석하고 있는 현실은 문제점이 있는 것으로 보인다. 이상적인 것은 감사가 동대표와 별도로 선임이 되어야겠지만 현실적으로 그것이 어려우면 동대표가 감사를 겸임하더라도 동대표회의에 출석하여서는 안된다고 생각한다. 단순하게 보아도 나중에 같이 해놓고 무슨 말이 많으냐는 소리를 들을 수 있다.

2. 감사가 제도적 개혁에 앞장서야

 사실 아파트 비리 중에서는 무엇보다도 입찰과 관련된 것이 많다고 생각된다. 이같이 중요한 입찰등을 제대로 하기 위해서는 우선 입찰등을 위탁관리회사에 모든 것을 맡겨서는 안될 것이다. 그리고 내부감사인은 입찰이나 현금의 지급 등에서 일어날 수 있는 모든 문제점을 검토하고 다른 아파트 단지와의 정보 교류를 통하여 제도와 시스템으로 개혁하는 방향으로 나가야 할 것이다.

3. 내부회계감사 기본적인 절차

 1)매월 결산서에서 기본적 확인사항

   대차대조표에 있는 자산에 대해서 명세서를 대조 확인해야 한다. 특히 예금의 경우 잔액증명서를 확인하고 통장 잔액과도 비교한다. 통장은 특별한 증감이 있을 경우 그 원인을 살펴 보아야 한다. 미지급금의 경우는 계약서와 동일하게 계상되고 있는지 확인한다. 그리고 관리비의 경우 전월과 대비하여 증감의 이상유무를 확인한다.

  2)내부통제제도의 확립

   혼자 모든 것을 처리하는 것을 방지하여야 한다. 따라서 결재과정에서 문제점이 되는 것이 걸러지고 있는지를 확인하고 이러한 시스템이 갖추어지지 않았을 경우에는 그에 따르는 대책을 강구하여야 한다.

  3)고액지출시의 특별한 관리

   고액의 경우 고액에 대한 기준을 정한다. 예를 들어 30만원 또는 50만원 초과하는 금액을 고액으로 정한다. 이러한 고액의 경우 무통장입금이나 지로로 입금하지 않은 것은 문제점으로 보고 집중적으로 감사를 해야 한다.

  4)필요한 경우 정밀감사를 해야

    의문점이 있을 경우 영수증과 전표를 일일이 대조확인해야 한다. 문제점이 있다고 판단되는 영수증을 발행처에 가서 확인을 하는 것도 고려해야 한다.

4. 입찰에 의한 공사거래처 선정이 타당한가 검토하고 필요하다면 단가나 금액 을 검토하고 입금을 무통장으로 했는지, 입찰당시의 계약자와 입금시의 상대방이 동일한지 확인을 해야 한다. 또한 전문가에게 조언을 얻어 시방서대로  공사를 했는지도 필요하다면 확인 검토를 하여야 한다.

5. 화재보험은 리베이트가 있는 경우가 많으므로 이를 잡수입으로 계상하지 않았는지 검토한다.

6. 분석적검토 즉, 전달과의 비교나 전년도 같은 기간의 비교를 통하여 이상항목을 발견하여 감사의 범위를 결정하여야 한다.

7. 예금통장도 필요하다면 일일이 장부와 대조확인하여야 한다.

8. 장기간 연체된 관리비와 연체료는 그 이유를 확인하고 받을 수 있는지를 검토하여야 한다.

9. 공기구 비품은 충당금을 설정하지 말고 구입시 직접 비용으로 처리하고 고정자산관리대장으로 관리를 하도록 한다.

10. 이익잉여금을 수선유지비등으로 사용하는 것이 있는지, 또는 주민에게 배당을 한 사실이 있는지 확인한다. 이익잉여금은 관리외수익에서 발생하는 것이므로  특별수선충당금의 용도로만 사용해야 한다.

11. 여러대를 소유한 차주로부터 받는 주차비는 그 사용용도를 정하여 따로 관리하는 것이 타당하다. 그러나 입주자대표회의가 결의를 한 용도가 있었다면 그 용도에 맞게 사용하고 있는지를 확인하여야 한다.

 이 밖에도 많은 감사절차가 필요하겠지만 기본적인 것만 알아 보았다. 구체적으로 더 필요한 절차는 ‘별첨1’의 아파트관리사무소 외부회계감사 절차에서 필요한 부분을 선별하여 실행하면 될 것이다. 외부회계감사와 내부회계감사는 그 범위나 시간등에서 차이가 있지만 목적은 거의 동일하므로 절차도 크게 다른 점은 없을 것이다. 다만 외부회계감사는 표본에 의해 감사한다는 것이 큰 차이점일 것이다.

Ⅲ. 글을 끝내면서

 관리비 절감을 위한 올바른 내부회계감사방법을 나름대로 제시해 보았다. 여기 모이신 분들 중에서는 저보다 내부회계감사에 대해서 더 잘 아시는 분이 계실 것이다. 그 분들에게는 미안한 마음을 전하고 싶다. 사실 짧은 기간이고 요즘은 아파트 관리 자체가 큰 변혁기에 있어서 제대로 된 내용을 전하지는 못한 것 같다.

그렇지만 이런 말은 하고 싶다. 모든 일은 조직이 하고 또 조직의 일은 사람이 한다는 것이다. 중요한 것은 사람인 것이다. 내부회계감사도 감사인이 봉사하는 정신으로 시간과 노력을 투자할 때 건전한 내부회계감사가 정립될 것이다. 물론 봉사에도 한계가 있음을 인정해야 한다. 그래서 내부감사인의 감사비용도 현실화해서 지급해야 전문성이 있는 사람들이 참여할 수 있으리라고 생각한다. 특별히 참고한 문헌도 없이 감사현장에서 배운 점, 느낀 점을 말하는 정도의 발표에 대해 객관적인 신뢰성이 저하됨을 인정하면서도 부족하나마 나름대로 아파트 내부회계감사방향을 제시해 보고자 하였다.